Електронний документообіг

Модуль “Електронний документообіг” забезпечує повний цикл роботи з документами всередині компанії — від створення та погодження до підписання й архівування. Його головна мета — замінити паперові процеси сучасною цифровою інфраструктурою, що гарантує швидкість, безпеку та контроль усіх ділових операцій. Система централізує документообіг між підрозділами, партнерами та клієнтами, забезпечуючи відповідність вимогам електронного підпису, стандартів безпеки та внутрішніх політик компанії.

Усі документи створюються за шаблонами, проходять маршрути погодження та підписуються електронним підписом (КЕП, eIDAS, чи інші сертифіковані засоби). Завдяки гнучким сценаріям погодження система дозволяє автоматично визначати учасників процесу, контролювати терміни та відстежувати статуси у реальному часі. Це значно скорочує час обробки документів, зменшує ризик помилок і виключає втрату даних.

Модуль підтримує всі основні типи документів — договори, накази, рахунки, акти, кадрові документи, запити, протоколи тощо.Інтелектуальний пошук і система тегів забезпечують швидкий доступ до потрібної інформації, а журнал змін гарантує повну прозорість і контроль історії редагувань. Завдяки інтеграції з іншими модулями (CLM, HRM, Finance,Procurement) документи автоматично підв’язуються до відповідних процесів, що усуває дублювання і ручні дії.

Архів документів формується автоматично, із забезпеченням зберігання відповідно до внутрішніх політик і законодавчих норм. Гнучка система доступів дозволяє визначати рівні прав для кожного користувача — від перегляду до підпису. У результаті компанія отримує повністю цифрову екосистему, у якій документи рухаються швидко, безпечно й під контролем, а співробітники можуть зосередитися на роботі, а не на рутинних паперових процесах.