HRM-система: що це і як обрати

Більшість компаній обирає HRM-систему двічі.Перший раз — за списком функцій, другий — коли з'ясовується, які з них реальновикористовуються.

HRM-система (Human Resource Management) — цепрограмне забезпечення, яке зводить усі дані про співробітників і кадровіпроцеси в одну базу: організаційну структуру, профілі людей, найм, адаптацію,оцінку ефективності та аналітику. На відміну від набору таблиць і окремихсервісів, вона зберігає єдиний запис про кожного співробітника, до якогозвертаються всі процеси. Обирають її за трьома групами критеріїв: відповідністьвашим процесам, модель ліцензування й реальна готовність функціоналу.

‍

Що входить у HRM-систему

Склад модулів різниться між вендорами, алебазовий контур виглядає однаково.

Організаційний блок. Юридичні особи, підрозділи, проєкти, посади,профілі співробітників. Це фундамент: усі інші модулі спираються на довідниклюдей і структуру.

Рекрутинг і ATS. Вакансії, база кандидатів, воронка найму,оціночні листи. Іноді входить у базовий пакет, іноді продається окремо — цеодна з головних змінних у підсумковій вартості.

Онбординг і офбординг. План адаптації нового співробітника та планзвільнення з відповідальними, строками й контролем виконання.

Performance management. Цілі та OKR, KPI, оцінка 360°, плани розвитку.

Аналітика та звітність. Дашборди й звіти по штату, найму, плинності,результатах оцінки.

Набір модулів у різних платформах відрізняється,і саме тут найчастіше виникає розрив між презентацією й реальністю: частинафункцій показується як наявна, коли вона ще в розробці. Як це перевірити —нижче, у критеріях.

HRM, HCM, HRIS, ATS: у чомурізниця

Терміни вживають як синоніми, і це нормально длямаркетингу, але при виборі різниця має практичне значення.

HRIS(Human Resource Information System) — це облікове ядро: дані проспівробітників, структура, кадрові події.

HRM(Human Resource Management) додає до обліку операційні процеси — найм,адаптацію, оцінку.

HCM(Human Capital Management) — ширша рамка: усе перелічене плюс стратегічніконтури, як-от розвиток, наступність і планування персоналу.

ATS(Applicant Tracking System) закриває виключно рекрутинг: вакансії, кандидатів іворонку найму.

Практичний висновок: якщо вендор називає продуктHCM, це не гарантує наявності стратегічних модулів, а якщо HRIS — не означаєвідсутності найму. Дивіться на перелік живих модулів, а не на абревіатуру взаголовку.

Коли компанії справді потрібнаHRM-система

Кількість співробітників — слабкий орієнтир.Точніші сигнали:

— Дані про людей ведуть двоє й більше людей, іверсії розходяться.

— Керівники підрозділів звертаються до HR поінформацію, яку могли б бачити самі.

— Питання «яка плинність за квартал» вимагаєручного зведення таблиць.

— Кандидати губляться між поштою, месенджерами йфайлами.

— Компанія має кілька юридичних осіб, і зведенакартина збирається вручну.

Якщо жоден із пунктів не про вас — система,найімовірніше, ще не окупиться. Якщо три й більше — таблиці вже коштуютьбільше, ніж здається.

Десять критеріїв вибору

Нижче — робочий набір критеріїв для порівняннявендорів. Питання, наведені до кожного, варто ставити на демо.

Готовність модулів. Які функції в проді, а які лише в дорожнійкарті. Питання: покажіть це в живому інтерфейсі, а не на слайді. Це головнийкритерій — найпоширеніша причина розчарування не в тому, що система погана, а втому, що функцію показали як наявну, коли вона в розробці. Пряме питання знімаєбільшість ризиків за десять хвилин.

Модель ліцензування. За співробітника, за користувача чи за модуль.Питання: що входить у базовий тариф, а що доплачується.

Вартість рекрутингу. Чи тарифікується ATS окремо або за кожногорекрутера. Питання: чи впливає кількість кандидатів у базі на ціну.

Кілька юридичних осіб. Чи працює холдинг в одному акаунті. Питання: чипотрібна окрема підписка на кожну юрособу.

Права доступу. Розмежування ролей HR, керівника та співробітника. Питання: хто бачитьперсональні дані й чи налаштовується це.

Самообслуговування. Що співробітник бачить і робить сам. Питання:скільки типових запитів після впровадження перестає доходити до HR.

Аналітика. Готові звіти проти вивантаження в Excel. Питання: покажіть звіт поплинності на реальних даних.

Інтеграції. Job-портали, облікові системи, API. Питання: які інтеграції працюютьзараз, а які плануються.

Локалізація. Відповідність українській кадровій практиці. Питання: як система працюєз українськими довідниками й термінологією.

Впровадження. Хто мігрує дані й скільки це триває. Питання: що входить в онбордингклієнта, а що робимо ми самі.

Типові помилки вибору

Обирати за довжиною списку модулів. Компанія на 80 людей не використає й половиниenterprise-набору, але заплатить за нього. Рахуйте вартість функцій, які підутьу роботу в перші пів року.

Ігнорувати структуру ліцензування. Дві системи з однаковою ціною «заспівробітника» можуть відрізнятися вдвічі за підсумковим рахунком, якщо в однійрекрутинг тарифікується окремо, а в іншій — ні.

Не перевіряти права доступу. Кадрові дані — персональні дані. Якщо системане дає розмежувати, хто що бачить, вона створює ризик замість того, щоб йогознімати.

Планувати запуск усіх модулів одночасно. Робочий порядок: облік і структура, далі наймабо адаптація, далі оцінка й аналітика.

Пропускати паралельний період. Поки команда не побачить, що звіт із системизбігається з її таблицею, вона вестиме таблицю.

Як обрати за чотири кроки

1.    Опишіть процеси, які болять зараз. Не всі — три-чотири, які забирають найбільшечасу. Це і буде критерієм оцінки демо.

2.    Складіть короткий список із трьох-чотирьохвендорів. Більше — не дає якостіпорівняння.

3.    Проведіть демо за однаковим сценарієм. Той самий набір питань з таблиці критеріївкожному вендору. Інакше порівнюєте презентації, а не системи.

4.    Порахуйте вартість на два роки. Ліцензії плюс впровадження плюс доплати замодулі й додаткових користувачів.

Як влаштований Omnio

Ми — українська HRM-платформа для компаній від50 співробітників. Живий контур: організаційний менеджмент з підтримкою кількохюридичних осіб, рекрутинг і ATS, онбординг та офбординг, performance managementз KPI, OKR і оцінкою 360°, аналітика та звітність, інтеграції з Work.ua,Robota.ua та Djinni.

Дві речі, які ми виносимо окремо, бо вонинайчастіше змінюють підсумковий рахунок при порівнянні.

Рекрутинг входить у базовий пакет — вакансії,кандидати, pipeline й оцінка кандидатів доступні на всіх тарифах, без окремоїплати за модуль і без тарифікації за рекрутера. Кандидати в базі ATS невпливають на вартість підписки.

Кілька юридичних осіб працюють в одному акаунті:холдингу не потрібні окремі підписки, а аналітика фільтрується як по кожнійюрособі, так і зведено.

Performance management і аналітика доступні відтарифу «Стандартний», календар відсутностей — у тарифі «Підприємство».

Питання, які ставлять найчастіше

Чим HRM-система відрізняється від ATS?

ATS закриває лише найм: вакансії, кандидатів іворонку. HRM-система охоплює весь цикл — від структури компанії й профілюспівробітника до оцінки ефективності. ATS часто входить у HRM як модуль.

Скільки коштує система управління персоналом?

Більшість вендорів тарифікує підписку заспівробітника на місяць, з розподілом функцій за тарифами. Порівнювати варто неціну за одного співробітника, а підсумкову вартість із урахуванням доплат замодулі — найчастіше це рекрутинг і аналітика.

Чи потрібна окрема система для кожної юридичноїособи?

Не обов'язково. Частина платформ, зокрема наша,дозволяє вести кілька юросіб в одному акаунті з розмежуванням доступів іфільтрацією звітності.

Скільки часу займає впровадження?

Для компанії на 50–300 співробітників — відтрьох тижнів до двох місяців. Основний час забирає підготовка та звірка даних,а не налаштування системи.

Що обрати, якщо частина процесів поки ведеться вExcel?

Почати з обліку та організаційної структури — цебаза, на яку спираються решта модулів. Порядок міграції ми розібрали в окремомуматеріалі про перехід з Excel на HR-систему.

‍