Табель обліку робочого часу: як вести і які помилки трапляються найчастіше

Табель обліку використання робочого часу — цепервинний документ, у якому щодня фіксують явки, неявки та фактичновідпрацьований час кожного працівника. Він є підставою для нарахуваннязаробітної плати, оплати лікарняних і відпусток, а також джерелом даних длястатистичної звітності з праці. Типова форма № П-5 затверджена наказомДержкомстату від 05.12.2008 № 489, але вона має рекомендаційний характер —підприємство може використовувати власну форму за умови, що в ній є всіпоказники, потрібні для державних статистичних спостережень з праці.

‍

Що саме зобов'язане робитипідприємство

Тут важливо розділити дві речі, які частоплутають.

Форма — рекомендаційна. Табель за формою № П-5 складається змінімального набору показників, потрібних для заповнення форм державноїстатистичної звітності. Його можна доповнити власними показниками абозастосувати іншу форму — це прямо дозволено.

Первинний облік — обов'язковий. Наявність обліку показників використанняробочого часу, явок і неявок працівників, визначених формами державнихстатистичних спостережень з праці, є обов'язковою. Тобто питання не в тому, чивести табель, а в тому, у якому вигляді.

Табель є підставою для нарахування заробітноїплати, допомоги по тимчасовій непрацездатності, сум за період щорічнихвідпусток та інших виплат.

Що підприємство визначаєсамостійно

Законодавство залишає порядок ведення на розсудроботодавця, і саме ці рішення варто зафіксувати внутрішнім документом. Зароз'ясненнями Держпраці, підприємство самостійно визначає:

— осіб, відповідальних за ведення облікувикористання робочого часу та оформлення табелів;

— посадових осіб, які засвідчують підписамиінформацію в табелях;

— строки подання табелів на підпис відповіднимпосадовим особам;

— строки подання табелів до бухгалтерії длянарахування заробітної плати;

— порядок внесення до табеля відомостей про новихпрацівників і вилучення відомостей про звільнених;

— правила та порядок присвоєння працівникамтабельних номерів;

— правила й порядок коригування відомостей профактичну роботу та відсутність працівників.

Відсутність такого внутрішнього порядку —головна причина, чому в компаніях із кількома підрозділами табелі ведутьсяпо-різному й не зводяться між собою.

Хто заповнює табель

Табель складає відділ кадрів або уповноваженіособи — зазвичай це керівники структурних підрозділів, які бачать фактичнуприсутність людей. Затверджується він відповідальною особою, керівникомструктурного підрозділу та працівником відділу кадрів, а потім передається добухгалтерії для розрахунку.

У компаніях із кількома підрозділами практичніше,коли первинні дані вносить керівник підрозділу, а зведення й контроль лишаютьсяза кадровою службою: керівник знає реальну ситуацію, кадровик — вимоги дооформлення.

Умовні позначення

У табелі кожен день по кожному працівникупозначається кодом, а поруч вказується кількість відпрацьованих годин.Стандартний набір позначень включає години роботи, надурочні, роботу в нічнийчас, вихідні та святкові дні, щорічну відпустку, відпустку без збереженнязаробітної плати, тимчасову непрацездатність, відрядження, прогул та інші видинеявок.

Дві поширені технічні помилки: використаннявласних позначень, які не збігаються з формою, і відсутність розшифровки кодіву самому документі. І те, і те створює проблеми при перевірці й при передачітабеля іншій людині.

Типові помилки при веденні

Заповнювати табель заднім числом. Найпоширеніша практика й водночаснайризикованіша: документ, складений наприкінці місяця з пам'яті, не єпервинним обліком за своєю суттю. При перевірці розбіжність між табелем іфактичними даними — від графіків до перепусток — виявляється швидко.

Не фіксувати підстави відсутності. Неявка позначена, але наказу чи заяви немає.Табель у такому разі підтверджує факт, який документально не підкріплений.

Плутати підстави відсутності. Відпустка без збереження заробітної плати,простій і відсторонення мають різні коди й різні наслідки для оплати. Помилкатут напряму впливає на розрахунок.

Не узгоджувати табель із графіком роботи. Особливо критично при змінному режимі: години втабелі мають відповідати затвердженому графіку, а відхилення — мати пояснення.

Вести табель у різних форматах по підрозділах. Коли кожен керівник має власну таблицю,зведення по компанії перетворюється на ручну звірку, а помилки в ній не видно.

Не зберігати підписані примірники. Табель — первинний документ, і його зберіганняпідпорядковується загальним правилам зберігання кадрової та бухгалтерськоїдокументації.

Як вести табель при змінномуграфіку

Якщо за умовами роботи не можна дотриматищоденну або щотижневу тривалість робочого часу, застосовується підсумованийоблік робочого часу. У цьому режимі тривалість роботи протягом доби можевідхилятися від нормальної, але за обліковий період — тиждень, місяць, квартал,рік — норма робочого часу має бути дотримана в середньому.

Порядок регулюється статтею 61 КЗпП іМетодичними рекомендаціями щодо застосування підсумованого обліку робочогочасу, затвердженими наказом Мінпраці від 19.04.2006 № 138. Детальніше про умовизапровадження — в окремому матеріалі про підсумований облік робочого часу.

Паперовий чи електронний табель

Форма ведення законодавством не визначена:підприємство може вести табель у паперовому або електронному вигляді за умови,що зберігається первинний облік потрібних показників і документ засвідченийуповноваженими особами.

На практиці вибір визначається масштабом. Дляневеликого колективу з одним графіком роботи паперового або табличного варіантудостатньо. Складнощі з'являються там, де підрозділів кілька, графіки різні, адані потрібні одночасно кадровій службі та бухгалтерії: тоді ручне зведеннястає окремою роботою, а розбіжності між версіями виявляються вже післянарахування.

Готовий бланк табеля можна завантажити окремо —він придатний для ведення в паперовому або табличному вигляді.

Питання, які ставлять найчастіше

Чи обов'язково вести табель обліку робочогочасу?

Обов'язковим є первинний облік показників використанняробочого часу, явок і неявок, визначених формами державних статистичнихспостережень з праці. Сама форма № П-5 має рекомендаційний характер — можназастосовувати власну форму з потрібними показниками.

Хто має заповнювати табель?

Відділ кадрів або уповноважені особи, зазвичайкерівники структурних підрозділів. Затверджується табель відповідальною особою,керівником підрозділу та працівником відділу кадрів.

Якою формою користуватися?

Типова форма № П-5 затверджена наказомДержкомстату від 05.12.2008 № 489. Її можна доповнити власними показниками абозамінити іншою формою за умови збереження обов'язкових показників.

Чи можна вести табель в електронному вигляді?

Так. Законодавство не встановлює обов'язковоїформи ведення — важливо, щоб зберігався первинний облік потрібних показників ідокумент був засвідчений уповноваженими особами.

Що робити, якщо в табелі виявлено помилку?

Порядок коригування відомостей про фактичнуроботу та відсутність працівників підприємство визначає самостійно й фіксуєвнутрішнім документом. Виправлення вносяться з підписом відповідальної особи.

Як вести облік при змінному графіку?

Через підсумований облік робочого часу застаттею 61 КЗпП: норма робочого часу дотримується в середньому за обліковийперіод, а не щодня.

‍